Datenschutzerklärung

1. Wer verantwortlich ist

Lasse Kumm betreibt HeadOS und ist Verantwortlicher für die hier beschriebene Verarbeitung.

Lasse Kumm Am Langenberg 8 21445 Wulfsen Deutschland E-Mail: privacy@heados.app

„HeadOS“, „wir“ und „unser“ meinen Lasse Kumm. Diese Erklärung gilt für die HeadOS-App, Cleo und den zugehörigen Support. Für Besuche auf heados.app gelten die gesonderten Datenschutzhinweise der Website.

2. Die geschlossene Beta

Die geschlossene Beta ist kostenlos und steht Erwachsenen ab 18 Jahren auf Einladung offen. Wir verlangen kein Abo und erheben keine Zahlungsdaten. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und zeigen keine Werbung.

Wir trainieren keine KI-Modelle mit deinen Inhalten. Die geschäftlichen Bedingungen von Anthropic verbieten das Training mit unseren Inhalten. Die Datenweitergabe über die API von OpenAI ist für unsere Organisation ausgeschaltet. Die Einstellung „Improve the models for everyone“ von ElevenLabs ist für unseren Workspace ausgeschaltet.

Eine Beta ist ein Test. Während dieser Beta zeichnen wir jedes Gespräch vollständig auf, damit wir Fehler finden und Cleo verbessern können (Abschnitt 6). Dem stimmst du vor deinem ersten Gespräch zu (Abschnitt 5). Stimmst du nicht zu, kannst du nicht an der Beta teilnehmen.

3. Was wir verarbeiten

Konto: E-Mail-Adresse, Passwort (von Supabase Auth als Hash gespeichert), Nutzer-ID, Anmelde- und E-Mail-Bestätigungsdaten, Profilfoto, gewählte Stimme, Sprache und App-Einstellungen.

Setup-Antworten: Vorname, gewählter Lebensbereich, ausgewählte Anliegen einschließlich allem, was du unter „Etwas anderes“ eingibst, Minuten pro Tag und Dauer, die du mit dem Anliegen verbringst, Stimmung und deine zwölf Bewertungen im Lebensrad (Arbeit, Finanzen, Wachstum, Mission, Gemeinschaft, Familie, Freundschaft, Beziehung, Erholung, Spiritualität, Geist, Körper).

Setup-Fortschritt: aktueller Schritt, abgeschlossene Schritte, der Zeitpunkt, zu dem jede Seite zuerst angezeigt wurde, der Zeitpunkt, zu dem ihr Button „Weiter“ zuerst genutzt wurde, und wie oft jede Seite besucht oder mit „Zurück“ verlassen wurde. Das ist keine Bildschirmaufnahme und enthält keine Passwörter, Codes oder Tastatureingaben.

Inhalte von dir: deine Stimme in Gesprächen und Notizen, deren Transkripte, Textnotizen, Vorhaben und deine Antworten beim Erstellen, Feedback sowie Fotos, die du deinem Profil, Umfeld-Karten oder einem Vorhaben hinzufügst.

Erzeugte Informationen: Cleos Antworten, Gesprächszusammenfassungen, Gedankengänge, Aktionen, Notizen zu deinem Umfeld, Muster, Text zur Lebensphase, Bewertungen der Lebensbereiche und Profileinträge über dich („Ich“). Zusammen ergibt das ein Profil von dir. Das ist Profiling im Sinne der DSGVO. Wir nutzen es nur, um Cleo für dich zu personalisieren. Außerdem erstellen wir Embeddings, also Zahlendarstellungen deiner Texte für die Suche. Embeddings sind personenbezogene Daten.

Technische Daten: IP-Adresse, Gerätemodell, iOS- und App-Version, Sitzungs- und Anfrage-IDs, Push-Token, Zeitstempel, Fehlercodes, Audio- und Token-Mengen sowie die Kosten jeder Anfrage.

Korrespondenz: E-Mails und Anhänge, die du uns schickst.

4. Wie deine Daten fließen

Gespräch mit Cleo. Deine Stimme läuft über LiveKit zu einem Sprachagenten, der auf Cloudflare läuft. Soniox wandelt sie in Text um. Claude Haiku von Anthropic schreibt Cleos Antwort und nutzt dafür das bisherige Gespräch und gespeicherte Informationen über dich. ElevenLabs wandelt die Antwort in Sprache um. Wir zeichnen das Audio deiner Gespräche nicht auf. Wir speichern das Transkript.

Nach einem Gespräch. Claude Haiku analysiert das vollständige Transkript und erstellt eine Zusammenfassung, Aktionen, Notizen zu deinem Umfeld, Muster, Gedankengänge, Text zur Lebensphase und Bewertungen der Lebensbereiche. OpenAI erstellt Embeddings des Transkripts und der erzeugten Texte. Einige dieser Ergebnisse werden automatisch gespeichert, bevor du sie siehst. Andere warten auf deine Prüfung.

Notizen. Gesprochene Notizen werden direkt von deinem iPhone zu Soniox gestreamt. Schlägt die Live-Erkennung fehl, lädt die App die Aufnahme in einen privaten Supabase-Speicher, Soniox transkribiert sie dort, und die Aufnahme wird entfernt, sobald die Notiz gespeichert oder verworfen ist. Claude Haiku bereinigt den Text und ordnet ihn in deine Erinnerung ein. OpenAI erstellt Embeddings.

Vorhaben. Claude Haiku liest deine Antworten und passende Profileinträge, um dir beim Erstellen eines Vorhabens Vorschläge zu machen.

Cleo ist ein KI-System. Die Stimme bedeutet nicht, dass ein Mensch spricht oder zuhört.

5. Sensible Informationen und deine Einwilligung

Reflexionen berühren regelmäßig Gesundheit, Sexualleben, sexuelle Orientierung, Religion, Weltanschauung oder politische Meinungen. Die DSGVO nennt das besondere Kategorien personenbezogener Daten. Wir dürfen sie nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung verarbeiten.

Vor deinem ersten Gespräch fragt die App auf einem Bildschirm nach deiner Einwilligung, mit der Wahl zuzustimmen oder abzulehnen. Mit deiner Zustimmung willigst du ausdrücklich in Folgendes ein, auch für sensible Informationen:

Deine Stimme, Texte und gespeicherten Informationen werden wie in den Abschnitten 3 und 4 beschrieben verarbeitet und gespeichert.

Während der Beta werden deine Gespräche und ihre Analyse vollständig aufgezeichnet und ausgewertet, um Fehler zu finden und Cleo zu verbessern, wie in Abschnitt 6 beschrieben.

Sensible Informationen in deinen Worten erreichen die Anbieter aus Abschnitt 8 wie alle anderen Inhalte, darunter die KI-Anbieter Anthropic, OpenAI und ElevenLabs außerhalb der EU.

Wir speichern Zeitpunkt und Version deiner Einwilligung und bestätigen deine Teilnahme per E-Mail. Deine Einwilligung ist Voraussetzung für die Teilnahme an der geschlossenen Beta. Wenn HeadOS öffentlich startet, werden die vollständigen Diagnosedaten freiwillig.

Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen, indem du an privacy@heados.app schreibst. In den Einstellungen der App findest du einen Link zu dieser Adresse. Wir beenden die Verarbeitung innerhalb von zwei Werktagen. Der Widerruf beendet deine Teilnahme an der Beta, weil HeadOS ohne diese Einwilligung nicht funktioniert. Danach löschen wir dein Konto wie in Abschnitt 11 beschrieben. Der Widerruf macht die frühere Verarbeitung nicht rechtswidrig.

Deine Setup-Antworten werden schon während des Setups in unserer Datenbank in Irland gespeichert, bevor du den Bildschirm zur Einwilligung erreichst. Wenn du dich registrierst, bleiben sie in deinem Konto. Wenn nicht, werden sie nach 24 Stunden gelöscht (Abschnitt 10). Kein KI-Anbieter erhält sie, bevor du zustimmst.

6. Diagnose, Produktfeedback und menschlicher Zugriff

Vollständige Diagnosedaten. Wir senden jedes Gespräch vollständig an LangSmith, einen Tracing-Dienst. Das umfasst die Anweisungen an die KI, gespeicherte Informationen über dich, deine Worte, Cleos Antworten, die Analyseergebnisse, Kennungen, Zeitangaben und Fehler. Passwörter, Tokens und Schlüssel entfernen wir. Namen und andere Angaben entfernen wir nicht. Diese Aufzeichnungen sind nicht anonym.

Wir nutzen sie, um Fehler zu finden, um zu prüfen, ob Cleos Antworten und Analysen stimmen, und um Cleos Anweisungen zu verbessern. Wir nutzen sie nicht, um KI-Modelle zu trainieren. Cleos Anweisungen zu verbessern heißt, dass wir die geschriebenen Regeln ändern, denen Cleo folgt, und zwar auf Grundlage dessen, was wir beim Lesen dieser Aufzeichnungen lernen.

Produktfeedback aus deinen Gesprächen. Nach jedem Gespräch sucht die Analyse deine Aussagen über HeadOS selbst heraus, etwa Kritik und Wünsche, und speichert sie mit einem Verweis auf die Nachricht. Wir lesen sie, um die App zu verbessern. Feedback, das du selbst sendest, liegt am selben Ort.

Setup-Analyse. Wir nutzen die Daten zum Setup-Fortschritt aus Abschnitt 3, um zu sehen, wo Menschen im Setup hängen bleiben.

Wer deine Inhalte liest. Lasse Kumm ist die einzige Person mit Zugriff auf Produktionsdaten. Er liest Gesprächsaufzeichnungen, wenn er einen Fehler untersucht oder die Qualität prüft. Wir überwachen Gespräche nicht laufend.

Betriebsprotokolle. Getrennt davon schreiben unsere Dienste technische Protokolle ohne Gesprächsinhalte, etwa Fehlercodes und Zeitangaben.

7. Warum wir Daten verarbeiten und unsere Rechtsgrundlagen

Dein Konto, die Anmeldung, Setup-Antworten und der Fortschritt, der zum Fortsetzen des Setups nötig ist, die Anzeige deiner Daten in der App und Support: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Erfüllung unserer Vereinbarung.

Gespräche, Notizen, Transkription, Erinnerung, Analyse, Embeddings, Vorschläge für Vorhaben, vollständige Diagnosedaten und Produktfeedback aus deinen Gesprächen: deine Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Betriebsprotokolle, Missbrauchsschutz und Setup-Analyse: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer, funktionierender Dienst und ein Setup, das Menschen abschließen können. Du kannst widersprechen, indem du an privacy@heados.app schreibst.

Informationen über andere Menschen in deinem Konto: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, siehe Abschnitt 13.

Bearbeitung von Datenschutzanfragen und rechtliche Pflichten: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Aufbewahrung begrenzter Unterlagen zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen: Art. 6 Abs. 1 lit. f und, soweit sensible Daten betroffen sind, Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO.

Speicherung auf deinem Gerät: Das Speichern des Setup-Stands und der App-Daten ist für den von dir gewünschten Dienst unbedingt erforderlich, § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

8. Wer deine Daten erhält

Die Dienstleister-Seite nennt jeden Anbieter, seine Aufgabe, was er erhält und wo er Daten verarbeitet. Jeder Anbieter erhält nur, was seine Aufgabe erfordert. ElevenLabs erhält zum Beispiel den zu sprechenden Text, nicht dein Konto. Dieser Text kann trotzdem persönliche Angaben enthalten, auch sensible.

Die Anbieter verarbeiten deine Daten in unserem Auftrag nach einem Auftragsverarbeitungsvertrag. Apple verarbeitet Daten außerdem für seine eigenen Dienste für Vertrieb, TestFlight, Push und Betriebssystem.

Wir geben Daten nur an Behörden oder Berater weiter, wenn das Gesetz es verlangt oder wir sie zur Abwehr von Rechtsansprüchen brauchen.

9. Wohin deine Daten gehen

Deine gespeicherten Kontodaten liegen bei Supabase in Irland (Region eu-west-1).

Die Verarbeitung ist nicht auf Europa beschränkt. Anthropic, OpenAI, Soniox, ElevenLabs, LiveKit, Cloudflare und Resend verarbeiten Daten in den USA oder auf weltweiter Infrastruktur. Bei Anthropic ist unser Workspace auf die USA mit weltweitem Routing eingestellt. Bei Soniox ist unser Projekt auf die USA eingestellt.

Diese Übermittlungen stützen sich auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission im Auftragsverarbeitungsvertrag des jeweiligen Anbieters. ElevenLabs stützt sich, soweit anwendbar, zusätzlich auf das EU-US Data Privacy Framework. Die Dienstleister-Seite verlinkt jeden Vertrag. Eine Kopie der Klauseln kannst du unter privacy@heados.app anfordern.

10. Wie lange wir Daten aufbewahren

Konto und gespeicherte Inhalte (Transkripte, Notizen, Vorhaben, Erinnerung, Fotos): bis du sie oder dein Konto löschst.

Konten, die nie fertig registriert wurden, samt ihren Setup-Antworten: Löschung 24 Stunden nach der Erstellung.

Temporäre Analyse-Eingaben und Trace-Puffer bei Supabase: 7 Tage.

Prompts und Modellantworten, die mit unseren Nutzungsdaten bei Supabase gespeichert sind: 7 Tage.

Nutzungsdaten ohne Inhalt (Modell, Token-Zahlen, Kosten): bis dein Konto gelöscht ist.

Gesprächstranskript im Sitzungsspeicher bei Cloudflare (Durable Object und die D1-Datenbank „heados-agent-analytics“): 7 Tage ab Gesprächsbeginn. Der Eintrag ohne Transkript (Sitzungs-ID, Dauer, Anzahl der Redebeiträge, Token-Mengen, Kosten) bleibt, bis dein Konto gelöscht ist.

Minuten und Kosten pro Gespräch in deinem Konto: bis dein Konto gelöscht ist.

Embeddings, die mit deinen Inhalten gespeichert sind: Löschung zusammen mit diesen Inhalten. Such-Embeddings des Vorhaben-Ablaufs: bis dieser Ablauf oder dein Konto gelöscht ist.

Vollständige Diagnosedaten bei LangSmith: 14 Tage. Fügen wir eine Aufzeichnung einem Dataset oder einer Evaluation hinzu, verlängert LangSmith sie auf 180 Tage.

Aufnahmen fehlgeschlagener Notizen: auf deinem iPhone, bis die Transkription gelingt oder du sie verwirfst; bei Supabase, bis die Notiz gespeichert oder verworfen ist.

Anthropic: löscht Prompts und Antworten innerhalb von 30 Tagen. Inhalte, die die automatischen Sicherheitssysteme von Anthropic als möglichen Verstoß gegen die Nutzungsrichtlinie markieren, können bis zu 2 Jahre aufbewahrt werden, die Sicherheitsbewertungen bis zu 7 Jahre. Länger bewahrt Anthropic Daten auf, wenn das Gesetz es verlangt. Zero Data Retention ist nicht aktiv.

OpenAI-Embeddings: bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung. Zero Data Retention ist nicht aktiv.

ElevenLabs: bewahrt den übermittelten Text und das erzeugte Audio in seinem Verlauf auf, bis sie gelöscht werden, und danach bis zu 30 Tage in Backups. Der Zero Retention Mode ist für unser Konto nicht aktiv.

Soniox: bewahrt laut seiner veröffentlichten Richtlinie kein Audio und kein Transkript aus der Echtzeit-Transkription auf. Betriebsmetadaten bewahrt es auf.

LiveKit: überträgt Audio in Echtzeit und zeichnet es für uns nicht auf. Verbindungsmetadaten bewahrt es auf.

Resend: bewahrt die E-Mails, die es für uns versendet, einschließlich Bestätigungscodes und deiner Beta-Bestätigung, 30 Tage auf.

Nachweis deiner Einwilligung (Zeitpunkt, Version und Sprache): bis dein Konto gelöscht ist. Danach bewahren wir ihn zusammen mit den Unterlagen zu Datenschutzanfragen bis zu 3 Jahre auf.

Backups: Unser Supabase-Projekt hat keine automatischen Backups. Dateien, die du exportiert hast, und deine eigenen Geräte-Backups liegen in deiner Hand.

Support-E-Mails: 90 Tage nach Abschluss des Anliegens.

Unterlagen zu Datenschutzanfragen: bis zu 3 Jahre nach Abschluss, ohne Journal-Inhalte.

11. Dein Konto löschen

Geh in der App zu „Einstellungen“ und tippe auf „Kontolöschung beantragen“. Du musst uns dafür keine E-Mail schreiben. Du kannst aber auch an privacy@heados.app schreiben.

Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden per E-Mail bei dir. Dein Konto bleibt nutzbar, bis die Löschung abgeschlossen ist. Wir löschen dein Konto innerhalb von 14 Tagen und bestätigen das per E-Mail. Dabei entfernen wir deine Anmeldung, alle deine Zeilen in unserer Datenbank, deine Gesprächsdaten bei Cloudflare sowie deine Fotos und Aufnahmen im Speicher.

Was danach bleibt: Kopien bei Anbietern, bis die Fristen aus Abschnitt 10 enden. LangSmith-Aufzeichnungen enden nach 14 Tagen. Verlängerte LangSmith-Aufzeichnungen löschen wir von Hand, wenn wir deinen Antrag bearbeiten. Exportierte Dateien entfernst du selbst, auch einen Ordner „deleted“ und deine eigenen Backups. Die App zu deinstallieren löscht dein Konto nicht.

12. Lokale Dateien und Geräteberechtigungen

Die App hält einen Cache auf deinem iPhone und schreibt eine lesbare Kopie deiner Daten nach „HeadOS Data“ in „Dokumente“ oder in einen Ordner deiner Wahl. Wählst du iCloud Drive oder einen anderen Anbieter, speichert dieser Anbieter die Kopie, und jeder mit Zugriff auf diesen Ordner kann sie lesen. Diese Kopie enthält nicht alles, was wir speichern, zum Beispiel keine Diagnosedaten.

Mikrofon: für Gespräche, Notizen und Sprachfeedback. Fotos: wenn du ein Profilbild oder ein Bild für ein Vorhaben wählst. Mitteilungen: für Erinnerungen. Kalender: um Aktionen deiner Wahl einzutragen. Face ID: um die App zu entsperren. HeadOS erhält nur das Ergebnis Ja oder Nein, nie deine Gesichtsdaten. Kontakte und Kamera: in dieser Beta nicht genutzt. iOS verlangt eine Kamerabeschreibung, weil eine eingebaute Sprachkomponente Kamera-Code enthält.

13. Informationen über andere Menschen

Du wirst über andere Menschen sprechen. HeadOS speichert das. Die Analyse erstellt aus deinen Gesprächen und Notizen automatisch Umfeld-Karten mit Namen, Beziehungen, Notizen und Eigenschaften. Du kannst Personen und Fotos auch selbst hinzufügen.

Diese Menschen haben dem nicht zugestimmt. Deine Einwilligung gilt für dich, nicht für sie. Wir halten Umfeld-Karten privat in deinem Konto, niemand sonst sieht sie. Bitte lass Angaben zu Gesundheit, Sexualität, Religion oder Politik anderer Menschen und Angaben zu Straftaten weg. Du kannst jede Umfeld-Karte bearbeiten oder löschen.

Wer in den Inhalten eines Nutzers erwähnt wird, kann an privacy@heados.app schreiben, um seine Rechte auszuüben. Wir berichtigen oder löschen Informationen über diese Person, soweit das Gesetz es verlangt, und wahren bei der Antwort die Vertraulichkeit des Kontoinhabers.

Das Teilen im Social Journal und der Abgleich von Kontakten sind in dieser Beta ausgeschaltet.

14. KI-erzeugte Informationen

Cleos Vorschläge, Zusammenfassungen, Muster und Profileinträge werden von KI erzeugt und können falsch sein. Sie sind keine medizinischen Diagnosen. Wir nutzen sie nicht für automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung für dich (Art. 22 DSGVO). Du kannst sie in der App berichtigen oder löschen oder uns darum bitten.

15. Sicherheit

Verbindungen zu unseren Diensten sind bei der Übertragung verschlüsselt. Supabase speichert unsere Datenbank verschlüsselt. HeadOS ist nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt: Die Dienste, die Cleo betreiben, müssen deine Inhalte lesen, um sie zu verarbeiten. Row-Level-Security trennt die Konten in unserer Datenbank. Mehr dazu auf der Seite Sicherheit und KI.

16. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit, das Recht, einer auf berechtigte Interessen gestützten Verarbeitung zu widersprechen, und das Recht, eine Einwilligung zu widerrufen. Schreib an privacy@heados.app. Du brauchst kein besonderes Formular. Wir antworten innerhalb eines Monats. Brauchen wir länger, sagen wir dir innerhalb dieses Monats warum, und die Verlängerung beträgt höchstens zwei weitere Monate.

Du kannst dich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, auch an deinem Wohn- oder Arbeitsort. Für HeadOS zuständig ist: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen https://www.lfd.niedersachsen.de/beschwerde

17. Ende der Beta und Änderungen

Der Wechsel von der Beta zur regulären App startet kein kostenpflichtiges Abo und fügt keinen neuen Zweck hinzu. Wo eine neue Einwilligung nötig ist, fragen wir erneut. Wenn HeadOS eingestellt wird, sagen wir dir das mindestens 30 Tage vorher, geben dir Zeit für den Export deiner Daten und löschen sie danach.

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich die Verarbeitung ändert, und informieren dich bei wesentlichen Änderungen in der App oder per E-Mail. Das Datum oben kennzeichnet diese Fassung.

Datenschutz-Kontakt: privacy@heados.app